22 ноября 2021 года опубликован и вступил в силу Федеральный закон, которым в Трудовой кодекс Российской Федерации вносятся изменения, предусматривающие возможность осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений путём создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с работой, в электронном виде (без дублирования документов на бумажном носителе) с использованием информационной системы работодателя и (или) единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России».
Федеральным законом определяются порядок введения электронного документооборота, порядок его осуществления, особенности использования электронных подписей работника и работодателя. Нововведения предусматривают введение работодателем электронного документооборота на основании локального нормативного акта с учетом мнения профсоюза. Такой локальный нормативный акт должен содержать определенные сведения:
- Дату введения электронного документооборота у работодателя;
- Срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот;
- Дополнительные сведения, которые регулируют порядок осуществления электронного документооборота. Например, определение сроков подписания работниками электронных документов, порядок проведения инструктажа работникам по вопросам электронного документооборота.
В целях наиболее гибкой адаптации работников старшего поколения к новым формам организации трудовых отношений Федеральным законом устанавливается условие о том, что взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота работника или лица, принимаемого на работу, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года имеется трудовой стаж, осуществляется только с письменного согласия такого работника или лица, принимаемого на работу.
Федеральным законом установлено, что электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.
Переход на электронный документооборот с работодателем возможен только с согласия работника. При этом отсутствие согласия работника на такое взаимодействие не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения.
Взаимодействие работодателей через ЭДО должно осуществляться работником при наличии у него электронной подписи. Если электронная подпись у работника отсутствует, то работодатель несет расходы на ее получение. Допускается использование ранее полученной электронной подписи работником.
С момента вступления Закона в силу прием на работу оформляется трудовым договором, а не как раньше, приказом о приеме на работу. Теперь законодатель устанавливает лишь право работодателя на издание такого приказа.
Федеральный закон вступает в силу со дня его официального опубликования. При этом устанавливаются особенности вступления в силу и применения отдельных его положений, в том числе для работников и работодателей, принимавших участие в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, в соответствии с Федеральным законом «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой».
Теоретически теперь сотрудник может подписываться в журналах обучения в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ своей цифровой подписью, но практика покажет возможность применения такого варианта.
Текст закона:
