Специальное должностное лицо организации или выделенный ответственный сотрудник в сфере ПОД/ФТ/ФРОМУ должны представлять письменную отчетность в пределах своего функционала.
В перечень необходимой отчетности входят письменные отчеты:
- для единоличного исполнительного органа (руководителя) организации о результатах проверок,
- текущая отчетность,
- для коллегиального исполнительного органа.
СДЛ или ответственному лицу требуется понимать, что соответствующие отчеты являются официальными внутренними документами организации. В случае возникновения сложной ситуации они будут свидетельствовать о действии или бездействии должностных лиц.
Соответственно такая документация является разумным компромиссом между требованиями законодательства, возможностями организации и грамотностью должностных лиц.
В определенной степени ответственность должностного лица организации может быть определена в том числе и на основании анализа сответствующих документов.
Отчеты для руководителя организации о результатах проверок
Соответствующий отчет должен включать:
- сведения обо всех выявленных нарушениях законодательства о ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Нарушениями могут быть разные моменты:
- несоответствие ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ требованиям законодательства РФ о ПОД/ФТ/ФРОМУ,
- раскрытие информации третьим лицам о принимаемых мерах,
- иные несоответствия требованиям в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ в организации.
Чтобы сформировать такой отчет СДЛ или ответственный сотрудник составляет план проверок и определяет объекты контроля.
Очень часто нарушения требований законодательства дублируют нарушение ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ.
- сведения обо всех выявленных нарушениях ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ.
К таким нарушениям могут быть отнесены нарушения:
- порядков и сроков предоставления информации,
- порядков и сроков взаимодействия сотрудников,
- связанные с исполнением обязанностей по ПОД/ФТ/ФРОМУ в рамках организованной системы, которые зафиксированы в Правилах внутреннего контроля по ПОД/ФТ/ФРОМУ,
- иные нарушения.
- информацию о принятых мерах по результатах проверок.
Обнаруженные нарушения должны быть устранены. В отчете надо обязательно написать о том, что выявленное нарушение устранено. Например, если обнаружено несоответствие ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ требованиям законодательства о ПОД/ФТ/ФРОМУ, то в отчете указывается об утверждении новой редакции ПВК.
Срок подачи отчета — в течение недели после проведения проверки.
Отчет ответственного сотрудника о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ (текущая отчетность)
Отчет СДЛ или ответственного сотрудника о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ должен содержать информацию об объектах контроля.
Рекомендуется в документ включить информацию о любой деятельности в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ, которая реализуется в организации:
- о проверках по перечням,
- о сообщениях, направленных в Росфинмониторинг,
- о выявленных нарушениях и виновных в нем лицах,
- иную информацию, о которой СДЛ или ответственный сотрудник обязан информировать руководителя организации в соответствии с ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Срок подачи отчета — не реже одного раза в квартал, но можно хоть ежедневно.
Отчет для коллегиального исполнительного органа
Документ для коллегиального исполнительного органа (Правления, Совета директоров) требует предварительного согласования с руководителем организации, что фиксируется его подписью с грифом «Согласовано».
Отчет должен включать информацию о результатах реализации ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ и рекомендуемых мерах по улучшению системы ПОД/ФТ/ФРОМУ.
В отчет рекомендуется включить информацию, что и в отчете о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Желательно отразить мнение или предложения СДЛ или ответственного сотрудника о том, как лучше организовать систему ПОД/ФТ/ФРОМУ в организации, например:
- купить программное обеспечение для автоматизации идентификации,
- исключить какое-то подразделение из документооборота по ПОД/ФТ/ФРОМУ,
- провести дополнительное обучение,
- прочее.
Срок подачи отчета — не реже одного раза в год.
