СДЛ по ПОД/ФТ/ФРОМУ субъектов 115-ФЗ, поднадзорных Росфинмониторингу, должен формировать периодическую отчетность.
Существуют следующие виды письменных отчетов:
- для руководителя организации о рисках ОД/ФТ (годовая),
- текущая отчетность о результатах проверок по соблюдению ПВК,
- для коллегиального исполнительного органа.
Годовая отчетность представляется СДЛ руководителю и им подписывается, все отчеты размещаются в ЛК Росфинмониторинга.
Отчет для коллегиального исполнительного органа (Правление, Совет директоров) должен быть предварительно согласован с руководителем (исполнительным органом) организации.
Отчет для руководителя организации о результатах проверок
Отчет о проведении внутреннего контроля по ПОД/ФТ является обязательным документом для компаний, подпадающих под действие 115-ФЗ.
Этот отчет содержит сведения о выявленных нарушениях, а также о мерах, предпринятых для их устранения, и подается не реже одного раза в 6 месяцев через личный кабинет Росфинмониторинга.
Правильное и своевременное предоставление отчета позволяет избежать повышенного уровня риска и внеплановых проверок со стороны регулятора.
Что включает документ:
- анализ деятельности компании на соответствие требованиям ПОД/ФТ,
- выявленные нарушения и их причины,
- перечень мер, принятых для устранения недостатков,
- оценка эффективности внутреннего контроля,
- предложения по совершенствованию системы ПОД/ФТ.
Что обеспечивает своевременная подача документа:
- поддержание уровня риск-оценки в зеленой зоне,
- снижение вероятности внеплановых проверок со стороны Росфинмониторинга,
- выполнение обязательных требований законодательства,
- обеспечение прозрачности работы компании.
Отчет о результатах проверки должен включать информацию:
- обо всех выявленных нарушениях законодательства о ПОД/ФТ/ФРОМУ (нарушения могут быть любые — от несоответствия ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ требованиям законодательства РФ о ПОД/ФТ/ФРОМУ до раскрытия информации третьим лицам о принимаемых мерах в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ в организации или ИП, для формирования такого отчета ответственному сотруднику нужно заранее составить план проверок и определить объекты контроля),
- обо всех выявленных нарушениях ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ ( этими нарушениями могут быть нарушения порядков и сроков предоставления информации, порядков и сроков взаимодействия сотрудников, нарушения, связанные с исполнением обязанностей по ПОД/ФТ/ФРОМУ в рамках организованной системы, которые зафиксированы в ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ, иные нарушения),
- о принятых мерах по результатах проверок (нарушения должны быть устранены, поэтому в отчете следует обязательно написать о том, что выявленное нарушение устранено, например, если было выявлено, что ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ не соответствуют требованиям законодательства о ПОД/ФТ/ФРОМУ, то в отчете следует указать, что была утверждена новая редакция ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ).
Текущая отчетность
Рекомендуется информировать Руководителя организации о реализации ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ не реже 1 раза в квартал (можно и чаще, хоть еженедельно) — отчет ответственного сотрудника о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Отчет ответственного сотрудника о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ должен также включать указание объектов контроля.
Рекомендуется включить информацию обо всей деятельности в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ, которую осуществляет организация или ИП (информацию о проверках по перечням, о сообщениях, направленных в Росфинмониторинг, о выявленных нарушениях и виновных в нем лицах и прочую информацию, о которой ответственный сотрудник обязан информировать руководителя организации в соответствии с ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ).
Отчет для коллегиального исполнительного органа
Отчет для коллегиального исполнительного органа должен включать информацию о результатах реализации ПВК по ПОД/ФТ/ФРОМУ и рекомендуемых мерах по улучшению системы ПОД/ФТ/ФРОМУ.
Отчет формируемся и представляется не реже 1 раза в год.
В отчет следует включить информацию, что и в отчете ответственного сотрудника о результатах осуществления внутреннего контроля в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ, а также мнение ответственного сотрудника о том, как лучше организовать систему ПОД/ФТ/ФРОМУ организации или ИП (купить программное обеспечение для автоматизации идентификации, упростить или усложнить порядок взаимодействия (исключить/добавить какое-то подразделение из документооборота по ПОД/ФТ/ФРОМУ) и т.д. и т.п.).
Выводы:
- формирование отчетности и ее своевременное представление говорит надзорному органу о желании организации исполнять свою функцию в рамках закона 115-ФЗ,
- своевременное представление отчетности снижает уровень ответственности СДЛ в случае выявления проблем оранизации в сфере ПОД/ФТ,
- качество представленной отчетности отражает уровень компетенции СДЛ организации или ИП в сфере ПОД/ФТ.
